Абрамова О.Ф., Котов В.В. Исследование бизнес-процесса проведения тендера и его анализ

ЭКОНОМИКА. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

Образец ссылки на эту статью: Абрамова О.Ф., Котов В.В. Исследование бизнес-процесса проведения тендера и его анализ // Бизнес и дизайн ревю. 2021.  № 3 (23). С. 1.

УДК 004

ИССЛЕДОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕНДЕРА И ЕГО АНАЛИЗ

Абрамова Оксана Федоровна 

Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВО «Волгоградский государственный технический университет», Волжский, Россия (404121, Волжский, ул. Энгельса, 42а), доцент кафедры информатики и технологии программирования, oxabra@yandex.ru, ORCID 0000-0001-7318-6588. 

Котов Владислав Владимирович 

Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВО «Волгоградский государственный технический университет», Волжский, Россия (404121, Волжский, ул. Энгельса, 42а), студент инженерно-экономического факультета, morbrud@mail.ru, +7-917-727-41-62. 

Аннотация. В данной статье рассмотрена предметная область деятельности отдела в компании, которая занимается проведением тендеров – тендерный отдел. Для любой компании, основным направлением деятельности которой является выполнение тендерных работ, важно минимизировать количество проблем и рисков, поскольку тендерный отдел оказывает существенное влияние на эффективность и доход компании. В статье рассматриваются основные проблемы и риски, с которыми сталкивается тендерный отдел в процессе подбора тендера для лучшего понимания предметной области сформированы диаграммы бизнес-процессов и описания к ним. Для минимизации рисков и проблем предлагается решение в виде автоматизации процесса побора тендера, а также сбора информации о тендерах и их участниках, представленное в виде диаграмм вариантов использования с соответствующими сценариями.

Ключевые слова: тендер; компания; закупка; отбор; проблема; бизнес-процесс.

RESEARCH OF THE BUSINESS PROCESS OF CONDUCTING THE TENDER AND ITS ANALYSIS 

Abramova Oksana Fedorovna

Volzhsky Polytechnic Institute (branch) of the Volgograd State Technical University, Volzhsky, Russia (404121, Volzhsky, Engels St., 42a), Associate Professor of the Department of Informatics and Programming Technology, oxabra@yandex.ru, ORCID 0000-0001-7318-6588 

Kotov Vladislav Vladimirovich

Volzhsky Polytechnic Institute (branch) Volgograd State Technical University, Volzhsky, Russia (404121, Volzhsky, Engels st., 42a), student of the Faculty of Engineering and Economics, morbrud@mail.ru, + 7-917-727-41-62

Abstract. This article discusses the subject area of ​​the department in the company that conducts tenders - the tender department. For any company whose main activity is the execution of tender work, it is important to minimize the number of problems and risks, since the tender department has a significant impact on the efficiency and income of the company. The article discusses the main problems and risks faced by the tender department in the process of selecting a tender. for a better understanding of the subject area, business process diagrams and descriptions for them are formed. To minimize risks and problems, a solution is proposed in the form of automating the process of obtaining a tender, as well as collecting information about tenders and their participants, presented in the form of diagrams of use cases with corresponding scenarios.

Key words: tender; company; purchase; selection; problem; business process.

Введение 

С каждым годом актуальность, значимость и объем тендеров возрастает. Тендерные закупки помогают предприятию достигнуть наивысших показателей эффективности и дохода, а для государства тендер является стимулятором роста экономики, о чем на говорит многочисленная литература [1, с. 6-7; 4, с. 68-72; 5, с. 142-146; 6, с. 161-164; 7, с. 80-83; 8, с. 56-59, 10, с. 64-69]. Кроме того, закупки помогают обеспечить государственные и муниципальные нужды [2, с. 79-83; 3, с. 50; 9, с. 269-272].

Цель исследования. Статья призвана описать результаты исследования предметной области тендеров, проблем и рисков при участии и подборе тендера и предложить решение по их минимизации.

Методы исследования 

Анализ литературы по теме исследования, правил и требований, предъявляемых к тендерным закупкам, анализ способов сбора информации из сети Интернет.

Результаты исследования и их обсуждение

Тендер - это обобщенное понятие крупной конкурентной закупки. Тендером называют способ закупки товаров или услуг, построенный на принципе открытой конкуренции.

В России закупки регулируются законами № 44-ФЗ и № 222-ФЗ. Закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регламентирует государственные закупки. Он предъявляет требования к отбору участников, а также жестко регулирует процесс и порядок проведения тендеров. Кроме того, закон запрещает предъявлять требования, которые не предусмотрены законом.

Для закупок, проводимых организациями коммунального хозяйства и иными субъектами действует Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Данный закон определяет пределы организации собственной закупочной деятельности, поскольку, с одной стороны, компании заинтересованы в грамотном и рациональном распределении средств, но, с другой стороны, эффективность проводимых закупок сильно влияет на уровень тарифов, а значит имеет большую социальную значимость.

Таким образом, если заказчик работает в рамках 44-ФЗ, то его можно считать органом государственной власти, органом муниципальной власти, государственным фондом, который проводит тендеры. Причем государственные органы действуют от имени России или субъектов РФ, органы муниципальной власти от имени муниципального образования.

Если же заказчик работает в рамках закона 223-ФЗ, то его можно считать организацией, капитал которой на половину состоит из собственных средств и на половину из средств государства.



Для реализации автоматизированной системы предоставления информации о тендерах и их участниках, были рассмотрены бизнес-процессы типичного отдела в компании, который занимается тендерными закупками в рамках закона №222-ФЗ – тендерный отдел. Данный отдел выполняет следующие операции:

  1. Производит систематический мониторинг сайтов в поисках подходящих тендеров.
  2. Подает заявки на участия в тендерах.
  3. Представляет интересы компании в процесс проведения тендера.

В любом тендерном отделе, независимо от его размера, присутствует тендерный специалист и руководитель отдела. Они получают и собирают информацию о проводимых торгах. Собранные тендеры фильтруются на основании цены, региона закупки и предмета торгов в соответствии с интересами компании и занимаемой отраслью. Диаграмма бизнес-процесса работы тендерного отдела представлена на рисунке 1.

Отобранные тендеры передаются на рассмотрение руководителю компании для согласования. В процессе согласования, руководитель проводит отбор тендера, который происходит в три этапа. Диаграмма бизнес-процесса «Согласование с руководителем компании» представлена на рисунке 2.





На этапе первичного отбора, руководитель компании на основании информации, предоставленной тендерным специалистом или руководителем отдела производит отбор по цене тендера, его расположению (регион) и предмету закупки.

На этапе вторичного отбора анализируются отобранные тендеры на предмет целесообразности участия. Анализируются критерии оценки заявки, определяется целесообразность участия с учетом расходов и т.д. В результате анализа отобранные тендеры попадают на окончательный этап отбора.

На окончательном этапе отбора тендеров принимается решение об участии в тендере на основе анализа технических требований и сроков выполнения.

Параллельно вышеописанным этапам отбора, руководители компаний начинают интересоваться заказчиками или поставщиками тендера для того, чтобы минимизировать риски:

  1. Недобросовестные участники тендера. Существует риск уклонения победителя торгов от заключения контракта, при котором торги пошли по всем правилам, но победитель отказался заключить договор.
  2. Отсутствие гарантий получения заказа при победе в тендере. Возможна ситуация, при которой в тендере участвуют те, кто заведомо не собирается заключать договор, а просто отслеживает ситуацию на рынке.

Компании знают о данных проблемах и пытаются их решить. Например, компания прекрасно понимает, что некоторые участники тендера являются недобросовестными. Однако, чтобы получить хоть какую-то информацию об участнике тендера, необходимо использовать либо сервисы, либо сайты государственных структур, таких как ФНС. При этом компания может потратить большое количество времени на поиск необходимой информации, но в итоге получает только её небольшую часть.

Как результат, в место того, чтобы реализовывать контракты и увеличивать свои доходы, компании тратят большое количество времени на подбор и фильтрацию тендера, а после этого тратят еще большее количество времени и сил на минимизацию рисков.

Для решения вышеописанных проблем необходимо реализовать автоматизированную систему, представленную в виде сайта, которая могла бы снижать риски и временные затраты при работе с тендерами, за счет предоставления обширной информации из различных источников. Общая диаграмма вариантов использования представлена на рисунке 3.

Система состоит из двух основных компонент: клиентской и серверной частей, между которыми должно быть налажено взаимодействие.

На серверной части должен быть реализован алгоритм парсинга данных о тендерах. Полученная информация должна быть сохранена в базе данных.
Клиентская часть должна предоставлять собранную информацию о тендерах и их участниках пользователю.

Взаимодействие между клиентской и серверной частями должно осуществляться посредством запроса к базе данных. База данных отвечает на запрос набором данных, собранных на основе запроса от клиентской части.

Согласно общей диаграмме вариантов использования, система должна предоставлять пользователю возможность поиска тендера, просмотр списка тендеров, просмотр информации о тендере, обновление данных о тендере, просмотр информации о заказчике и проверка поставщика.





Основным вариантом использования является поиск тендеров. Пользователю предоставляется возможность найти информацию о тендере и их участниках. Для этого ему необходимо выбрать критерии поиска, ввести имя товара/услуги/номер закупки и получить список тендеров, удовлетворяющих критерию поиска. Диаграмма варианта использования «Поиск тендера» представлена на рисунке 4.

Сценарий использования:

  1. Пользователь вводит имя товара/услуги/номер закупки в поисковой строке, а также (не обязательно) отмечает критерии поиска. В критерии поиска входят: адрес, ИНН покупателя/продавца, название отрасли, название раздела отрасли, статус проведения тендера, стоимость тендера от/до.
  2. После того, как пользователь закончил вводить информацию и выбирать критерии, он щелкает кнопку «Поиск».
  3. После нажатия на кнопку «Поиск», пользователь видит список тендеров, у каждого из которых присутствует кнопка «Подробнее» и кнопка «Обновить данные» и краткая информация, которая состоит из:


  • стоимость тендера;
  • статус тендера;
  • общее название услуги требуемого тендером.





  1. Пользователь щелкает по кнопке «Подробнее»
  2. После нажатия на кнопку «Подробнее», пользователь видит подробную информацию о тендере, которая включает в себя:


  • краткую информацию о тендере;
  • точный список услуг/товаров;
  • краткую информацию об участниках тендера (ИНН поставщика, ФИО поставщика ИНН заказчика, ФИО заказчика, название организации), а также кнопку «Об организации»;


  1. После нажатия кнопки «Об организации», пользователя перенаправляет на страницу с полной информацией об организации, которая включает в себя:


  • ИНН, КПП
  • ОГРН
  • ФИО директора
  • Адрес
  • Сведения об участии в арбитражных делах
  • Сведения о присутствии в реестре недобросовестных организаций.

Альтернативные потоки:

  1. При отсутствии тендера, удовлетворяющего критериям поиска, вывести сообщение: «Нет ни одного совпадения, удовлетворяющего критериям поиска».
  2. При проблемах с отображением информации (полное отсутствие информации в «Подробнее») вывести сообщение: «Неполадки отображением информации, пожалуйста перезагрузите страницу».

Вторым немало важным вариантом использования автоматизированной системы предоставления информация о тендерах и их участниках является «Проверка поставщика». Пользователю должна быть предоставлена возможность проверить поставщика на недобросовестность. Его основные действия: ввести в форму поиска ИНН, ОГРН, нажать кнопку «Поиск» и получить информацию о поставщике. Диаграмма варианта использования «Проверка поставщика» представлена на рисунке 5.

Сценарий:

  1. Пользователь ввел в поисковую строку ИНН или ОГРН поставщика.
  2. Пользователь нажал кнопку «Поиск».
  3. На основе введенных в поисковую строку данных, формируется запрос к БД.
  4. На основе запроса БД формирует ответ.
  5. Система на основе ответа от БД предоставляет пользователю информацию, в которую входит: ИНН, ОГРН, КПП поставщика, ФИО поставщика, название организации, сведения об участии в арбитражных делах (истец, ответчик, дата), информация из реестра недобросовестных поставщиков (дата включения, причина, реестровый номер).

Альтернативные потоки

  1. При отсутствии поставщика, удовлетворяющего введенным в поисковую форму данным, выводится ошибка: «Введены некорректные данные или такого поставщика не существует».





Выводы

Автоматизированная система предоставления информации о тендерах и их участниках поспособствует сокращению временных затрат на поиск информации о тендерах. Кроме того, система предоставляет пользователю информацию об недобросовестности организаций, что поможет сделать правильный выбор тендера, а также сохранить время и деньги.

Список литературы 

  1. Багаутдинов Д.И. Тендер // Научно-технический прогресс как фактор развития современной цивилизации. 2017. С. 6-7.
  2. Горголин А.А. Организация эффективных закупок на современном этапе / А.А. Горголин, О.Н. Шестакова // Образование и наука без границ: социально-гуманитарные науки. 2019. № 11. С. 79-83.
  3. Калугина А.В. Анализ законодательного регулирования коммерческих закупок // МНИЖ. 2016. № 8-1. С. 50.
  4. Котов В.В. Исследование и анализ систем предоставления информации о тендерах и их участниках / под ред. О.Ф. Абрамовой, А.А. Рыбанова // Современные научные исследования. Анапа, 2021. С. 68-72.
  5. Курбатова А.Н., Максименко А.Н. Основы закупочной деятельности // Аллея Науки. 2018. № 5. С. 142-146.
  6. Курдюмов А.В. Особенности конкуренции на электронных торговых площадках // Сборник научных трудов Международной молодежной научно-практической конференции. 2018. С. 161-164.
  7. Мисюкевич К.М., Удалова В.Ю. Факторы выбора подрядчика при проведении тендерных торгов // Studarctic Forum. 2017. № 6. С. 80-83.
  8. Цапко К. А. Опыт стран Восточной Европы в решении проблем организации тендеров / О. А. Филь, И. Ванг, Д. Сун // Инновации в науке. 2017. № 6 (67). С. 56-59.
  9. Шаронова Д.М. Электронные торги и тендеры как инструмент выбора поставщиков // Символ науки. Международный научный журнал. 2016. № 12-1(24). С. 269-272.
  10. Шевченко А.С. Исследование проблем и разработка автоматизированного решения в области мониторинга информации выбранных web-ресурсов / под ред. О.Ф. Абрамовой // Научное обозрение. Технические науки. 2020. № 4. C. 64-69.

References 

  1. Bagautdinov D.I. Tender (Tender), Nauchno-tekhnicheskiy progress kak faktor razvitiya sovremennoy tsivilizatsii. 2017, pp. 6-7.
  2. Gorgolin A.A. Organizatsiya effektivnykh zakupok na sovremennom etape (Organization of effective procurement at the present stage) / A.A. Gorgolin, O.N. Shestakova, Obrazovaniye i nauka bez granits: sotsialno-gumanitarnyye nauki, 2019, no 11, pp. 79-83.
  3. Kalugina A.V. Analiz zakonodatelnogo regulirovaniya kommercheskikh zakupok (Analysis of the legal regulation of commercial purchases), MNIZH, 2016, no 8-1, p. 50.
  4. Kotov V.V. Issledovaniye i analiz sistem predostavleniya informatsii o tenderakh i ikh uchastnikakh (Research and analysis of systems for providing information about tenders and their participants) / pod red. O.F. Abramovoy, A.A. Rybanova, Sovremennyye nauchnyye issledovaniya. Anapa, 2021, pp. 68-72.
  5. Kurbatova A.N., Maksimenko A.N. Osnovy zakupochnoy deyatelnosti (Procurement Basics), Alleya Nauki, 2018, no 5, pp. 142-146.
  6. Kurdyumov A.V. Osobennosti konkurentsii na elektronnykh torgovykh ploshchadkakh (Features of competition on electronic trading platforms), Sbornik nauchnykh trudov Mezhdunarodnoy molodezhnoy nauchno-prakticheskoy konferentsii, 2018, pp. 161-164.
  7. Misyukevich K.M., Udalova V.Yu. Faktory vybora podryadchika pri provedenii tendernykh torgov (Contractor selection factors during tendering), Studarctic Forum, 2017, no 6, pp. 80-83.
  8. Tsapko K. A. Opyt stran Vostochnoy Yevropy v reshenii problem organizatsii tenderov () / O. A. Fil, I. Vang, D. Sun, Innovatsii v nauke, 2017, no 6 (67), pp. 56-59.
  9. Sharonova D.M. Elektronnyye torgi i tendery kak instrument vybora postavshchikov (Experience of Eastern European countries in solving problems of organizing tenders), Simvol nauki. Mezhdunarodnyy nauchnyy zhurnal, 2016, no 12-1(24), pp. 269-272.
  10. Shevchenko A.S. Issledovaniye problem i razrabotka avtomatizirovannogo resheniya v oblasti monitoringa informatsii vybrannykh web-resursov (Research of problems and development of an automated solution in the field of information monitoring of selected web resources) / pod red. O.F. Abramovoy, Nauchnoye obozreniye. Tekhnicheskiye nauki, 2020, no 4, pp. 64-69.

Рецензент:

Солодовник Александра Игоревна - ФГБОУ ВО «Орловский государственный аграрный университет имени Н.В. Парахина», Орел, Россия (302019, г. Орёл, Генерала Родина ул., 69), кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и менеджмента в АПК, asolodovnikorel@yandex.ru

Solodovnik Aleksandra Igorevna - Orel State Agrarian University named after N. V. Parakhin, Orel, Russia (302019, Orel, Generala Rodina str., 69), candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Economics and Management in the Agro-Industrial Complex, asolodovnikorel@yandex.ru.

Работа поступила в редакцию: 10.04.2021 г.