Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы
Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы
ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ
Образец ссылки на эту статью: Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы // Бизнес и дизайн ревю. 2020. № 4 (20). С. 3.
УДК 651
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Измайлов Максим Кириллович
Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (СПбПУ), Санкт-Петербург, Россия (195251, Санкт-Петербург, ул. Политехническая, д. 29), старший преподаватель Высшей школы управления и бизнеса, izmajlov_mk@spbstu.ru, +7 911 705-44-70.
Аннотация. Автор проводит исследование современных тенденций развития документационного обеспечения управления. Анализируются проблемы организации документационного обеспечения управления в условиях активного развития систем электронного документооборота. Обосновывается необходимость обновления системы документооборота. Основные направления решения выявленных проблем и необходимость согласования новейших информационных процессов автор связывает преимущественно с программной частью и технологиями его организации. Главный результат – автором предложена концепция совершенствования документооборота предприятия, центральной задачей которой является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата предприятия.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления; документооборот; электронный документооборот; экспертная система; оптимизация документационного обеспечения.
MANAGEMENT DOCUMENTATION SUPPORT: PROBLEMS AND PROSPECTS
Izmaylov Maxim Kirillovich
Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University (SPbPU), St. Petersburg, Russia (195251, St. Petersburg, Polytechnicheskaya, 29), senior lecturer Graduate School of Management and Business, izmajlov_mk@spbstu.ru, +7 911 705-44-70.
Abstract. The author conducts research on current trends in the development of management documentation. The article analyzes the problems of organizing documentation support for management in the conditions of active development of electronic document management systems. The necessity of updating the document management system is justified. The author associates the main directions of solving the identified problems and the need to coordinate the latest information processes mainly with the software and technologies of its organization. The main result – the author proposed a concept for improving the document flow of the enterprise, the Central task of which is to develop such mechanisms that will work with documentation, both on paper and in electronic form, while predicting a noticeable reduction in the burden on employees of the enterprise's Secretariat.
Keywords: document management support; document management; electronic document management; expert system; optimization of documentation support.
Введение
В основе управленческой деятельности абсолютно любой организации, от министерства до небольшого предприятия, лежат процессы получения и обработки информации. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому актуальность исследования текущего состояния и проблем документационного обеспечения управления предприятием на сегодняшний день не вызывает сомнений.
Кроме того, независимо от технического и технологического прогресса в области управления, важное значение документирования деятельности предприятий непрерывно увеличивается вместе с информационно-правовой составляющей документа. Документирование деятельности на сегодняшний день включает все процессы, начиная с записи и регистрации необходимых данных по установленным нормам до сохранения на длительное время или удаления руководящего документа.
За последнее время актуализировалась проблема ведения документации и информационной деятельности, изменилась степень технологии делопроизводства, документационного обеспечения в нашей стране и проблемы ее модернизации и слаженности с зарубежными методами управления документации, которые рассматривались в научных статьях С.В. Морина, Р.М. Хамитова, А.А. Абатуровой, О.Г. Модзелевской, Е.В. Гуляевой и др.
Вместе с тем, в научной литературе большая часть статей теоретизирована, отражает лишь общие понятия и принципы документационного обеспечения управления. Деловая активность, направленная на прием и реализацию решений управленческих структур коммерческих предприятий, вызывает необходимость дальнейшей проработки и выработки рекомендаций для формирования управленческой документации и организации работы со служебными документами.
Принимая во внимание актуальность развития современных технологий в различных отраслях, необходимость совершенствования системы документооборота и деятельности управленческих органов является одним из основных направлений практически в любой сфере.
Цель исследования. Уровень изучения проблемы обновления системы документооборота на предприятиях / учреждениях обусловил постановку цели работы, которая состоит в исследовании проблем и перспектив развития документационного обеспечения управления предприятием и выработке на его основе рекомендаций по дальнейшему совершенствованию с применением современных информационно-компьютерных технологий.
Методы исследования
Методологической основой исследования послужили, как общенаучные методы исследования, в числе которых системный подход, так и частно-научные методы исследования (методы анализа и синтеза, методы абстракции, индукции и дедукции).
Результаты исследования и их обсуждение
Прежде всего, необходимо отметить, что документационное обеспечение управления представляет собой деятельность специализированного персонала или подразделений по созданию документации и информационной базы на различного рода носителях для использования руководящим составом при выполнении его функций [7].
Другими словами, управление корпоративной документацией - это процесс хранения, поиска, обновления и обмена документами с целью улучшения рабочих процессов и бизнес-результатов [8].
Документационное обеспечение управления выступает самостоятельной функцией в числе таких управленческих функций, как: обеспечение управления персоналом, материально-техническим обеспечением, финансами и тому подобное. Документационное обеспечение управления необходимо каждой организации вне зависимости от ее направлений деятельности или организационной формы, поскольку рассматриваемый процесс непосредственно связан с деятельностью по работе с документами. Вместе с тем, не в каждой организации документационное обеспечение управления является налаженным процессом. Функционирует немало организаций, в которых с документами работает один сотрудник, а сама работа с документами чаще всего ограничивается оформлением входящей и исходящей корреспонденции и ее передачей руководителям и исполнителям. Поэтому со временем возникает потребность в организации в учреждении эффективной системы делопроизводства путем введения должности для работника, который будет непосредственно заниматься систематизацией документов. Хотя, в зависимости от уровня учреждения, может ставиться вопрос о создании соответствующего подразделения (канцелярии или отдела делопроизводства). Одной из эффективных форм документального обеспечения является архивное хранение документов, которое следует организовывать в любом учреждении. Вышеуказанные процессы по организации документального обеспечения управления являются необходимыми, так как учреждение может развиваться, расширять связи с другими, что приводит к увеличению количества создаваемых и получаемых документов, усложнению информационных взаимосвязей и роста роли делопроизводства в обеспечении эффективной деятельности.
В процессе работы с документами в той или иной степени задействованы все работники независимо от того, к какой категории они относятся [4]. Составлением документов непосредственно должны заниматься специалисты, технические операции по их изготовлению должны выполнять технические исполнители, работающие в учреждении. Руководители предприятия принимают решения, то есть подписывают и утверждают документы.
Схематично процесс документационного обеспечения управления можно представить в виде рисунка 1.
Организация работы с документами включает в себя прием, регистрацию, передачу, отправку, а также хранение и использование документов. Выполнение операций по обработке документов и их сохранению должно выполнять специализированное подразделение, то есть служба документационного обеспечения управления. Если в организации такое подразделение отсутствует, функции по обработке документов распределяются между всеми работниками, что приводит к неэффективному документальному обеспечению предприятия в целом. Ответственность за подготовку документов распределяется между работниками подразделений, которые их подготовили.
Поэтому для эффективного функционирования системы делопроизводства в учреждении необходимо осуществлять как документирование деятельности, так и организацию работы с документами, что позволит значительно усилить выполнение учреждением управленческих функций. Современный переход к новому виду документооборота привел к появлению огромного количества автоматизированных систем электронного документооборота (СЭД). К преимуществам систем электронного документооборота можно отнести следующие: экономию времени, более адекватное использование физического пространства и технологий, повышение прозрачности внутренней работы предприятия, большую гибкость в отношении физического местонахождения сотрудников, повышение безопасности информации и документов, снижение затрат на печать, почтовые марки, конверты и пересылку [9].
В целях совершенствования механизма управления предприятия привлекают новейшие управленческие технологии [2]. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки, различается по ценовой политике, имеет свойственный ей функционал. Активно развиваются современные облачные системы управления документами и коммуникационные инструменты [10]. В большинстве случаев при внедрении таких систем присутствует сопротивление персонала и работников, которые должны осваивать новые системы обработки информации и ее документирования, возникают большие финансовые затраты. Актуализируется необходимость перестраивать документооборот и устоявшиеся в организации нормы делопроизводства под специфику новой СЭД [6].
Также стоит отметить, что в связи с тенденцией к массовому подключению бизнес-пользователей к СЭД, значительно возрастает количество проблем, связанных с работой различных категорий пользователей в системе. В этих условиях операционную эффективность необходимо оценивать с двух сторон. С одной стороны, она определяется временем вызова запроса пользователя (скоростью). С другой стороны – она может быть определена самым простым и эффективным способом, которым пользователь может сформулировать свои собственные системные запросы и получить адекватный ответ (простота / доступность) [5].
Также можно показать много текущих проблем, решаемых, но все еще имеющих широкое распространение на пути реализации новых технологий информационного совершенствования.
К наиболее распространенным можно отнести следующие:
– невозможность в полной мере использовать электронный документооборот в сфере управления, так как заключение различных договоров требует личных подписей сторон. Более того такого рода документы необходимо оформлять только в бумажном виде;
– географический фактор. Из-за отсутствия единого информационного пространства могут появиться значительные проблемы обмена информацией и документами;
– все еще высокая стоимость внедрения СЭД. При этом программное обеспечение, которое внедряется в СЭД, может быть настолько дорогим, что предприятие не в силах его купить и в дальнейшем обслуживать;
– приобретенные СЭД часто не соответствуют специфике работы и возможностям информационного обращения организации;
– внедряемые СЭД прямым образом нарушают политику информационной независимости организации;
– высокий уровень программного «пиратства/шпионажа». Организации по целому ряду причин используют нелицензионное программное обеспечение, нарушая нормы международного права в области защиты информации и интеллектуальной собственности.
Можно сделать вывод, что документооборот в новых условиях и темпах обработки информации претерпевает значительные изменения и требует существенного усовершенствования, обеспечения безопасности, хранения и тому подобное. Основные направления решения перечисленных проблем и необходимости согласования новейших информационных процессов связаны преимущественно с программной частью и технологиями его организации.
Недовершенный, устаревший, непродуманный документооборот замедляет процесс управления в целом, поскольку на движение и обмен документов из разных структурных единиц тратится гораздо больше времени, чем на работу с ними. Этот факт влияет на уровень старения информации, приводит к потере актуальности данных, определяет следующие шаги в развитии предприятия. Также стоит принимать во внимание тот факт, что автоматизация делопроизводственных процессов на предприятии способствует росту производительности труда персонала на 25–50%, одновременно возникает сокращение на 75% времени для обработки одного документа [3].
Принимая во внимание тот факт, что процесс развития документооборота сегодня находится в активной стадии, основные составляющие этого процесса имеют много нерешенных проблем и недостатков. С целью улучшения работы предприятия с документами, выработки безопасных механизмов обработки информации, налаживания коммуникации, улучшения системы хранения информации и ее поиска, была разработана следующая концепция совершенствования документооборота. Она представлена в виде схемы на рисунке 2.
В целом, центральной задачей приведенной концепции является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата.
Первый механизм концепции совершенствования документооборота предусматривает совершенствование процессов обработки входной информации посредством внедрения автоматизированной экспертной системы.
При поступлении документов на предприятие, в частности в секретариат, они сразу проходят процедуру регистрации в автоматизированной экспертной системе. С помощью работника секретариата все документы с существенной экономией времени будут распределяться среди определенных структурных подразделений. Также с помощью системы можно будет отслеживать движение документа, ход его рассмотрения и исполнения. Кроме этого, в такой системе все документы будут структурированы по видам и срокам исполнения (типовые, индивидуальные и другие).
Второй механизм концепции предлагает совершенствование процессов обработки внутренней информации путем применения электронной подписи. С помощью применения электронной цифровой подписи при ведении документации на предприятии будет в разы сокращен жизненный цикл документов. Это приведет не только к колоссальной экономии времени, а еще и добавит удобства к приданию документам юридической силы. Достаточно будет в той же автоматизированной экспертной системе переслать документ, и не покидая своего рабочего места получить на нем подпись от требуемого лица, как внутри предприятия, так и за его пределами. Удобство заключается в том, что руководитель, находясь в любой точке мира, ознакомившись с электронным документом, может без проблем его подписать.
Реализацией первых двух механизмов на практике станет автоматизированная система «Корпоративный документооборот». Она позволит регистрировать входящую документацию, перенаправлять ее по необходимым структурным подразделениям и отделам, контролируя ход движения и исполнения документации, при этом разгружая работников общего отдела. Также в этой системе, работая с электронными документами, можно будет использовать электронную цифровую подпись.
Третий механизм предлагает совершенствование процессов обработки выполненной документации путем ведения электронного архива и исходной информации через порталы.
Использование электронного архива позволит значительно снизить затраты на содержание архива как такового. Кроме того, что со временем можно будет избавиться от огромных помещений, «бумажной волокиты», длительного поиска документов, дополнительного привлечения кадров. Упор будет сделан на создание отдельной системы электронного архива, которая не зависит от основной автоматизированной системы электронного документооборота.
Важный элемент концепции представляет база данных, которая будет выступать связующим звеном между двумя системами. Она будет координировать поток выполненной документации в электронный архив, показывая какие документы нуждаются в указанной операции, а у каких еще срок выполнения не подошел.
Все основные процессы документооборота, связанные с программно-техническим комплексом, будут координироваться вычислительным центром, где и будут находиться основные функционалы и серверы систем. Работники центра будут следить за налаженной, согласованной и бесперебойной работой систем и смогут вовремя реагировать в случае неполадок или сбоев.
Что касается исходящей информации, то в современном мире становятся все более популярными различные приложения и социальные сети. Механизмом совершенствования исходящей информации кроме новостной ленты официального сайта предприятия станет активное использование всех основных информационных веб-порталов для передачи актуальной информации.
Выводы
Таким образом, документационное обеспечение деятельности любой организации является неотъемлемым атрибутом ее существования. Проблемы, возникающие на пути деятельности предприятий в плане документирования и официального закрепления результатов деятельности, требуют решения с непосредственным наблюдением, а возможно, даже вмешательством государства. Упрощение документирования предпринимательской деятельности будет иметь положительные последствия и побуждать предпринимателей к активной деятельности. Указанная проблема не является единственной, она является одной из многих, но, чтобы стать на один уровень с экономически развитыми европейским странами, надо начинать активно действовать в направлении содействия предпринимательской деятельности, что является основой экономической стабильности и благополучия. Как вариант оптимизации документационного обеспечения деятельности предприятий можно предложить обеспечение управленческого аппарата компетентными специалистами, которые владеют навыками работы с документами, умением анализировать информацию, поступающую из внешней среды, и принимать на ее основе эффективные управленческие решения. Со стороны государства должно быть осуществлено упрощение отчетной и налоговой документации для субъектов предпринимательской деятельности.
Список литературы
References
Рецензент
Федоров Александр Викторович - АНО ВО «Институт бизнеса и дизайна», Москва, Россия (129090, г. Москва, Протоповский переулок, 9), преподаватель кафедры управления, orgman@mail.ru., т.: +7-985—992-01-77.
Fedorov Aleksandr Viktorovich - Institute of Business and Design (B&D), Moscow, Russia (Russia, 129090, Moscow Protopopovskiy lane, 9), teacher of department of management, orgman@mail.ru; +7-985—992-01-77.
Работа поступила в редакцию: 13.10.2020 г.
Образец ссылки на эту статью: Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы // Бизнес и дизайн ревю. 2020. № 4 (20). С. 3.
УДК 651
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Измайлов Максим Кириллович
Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (СПбПУ), Санкт-Петербург, Россия (195251, Санкт-Петербург, ул. Политехническая, д. 29), старший преподаватель Высшей школы управления и бизнеса, izmajlov_mk@spbstu.ru, +7 911 705-44-70.
Аннотация. Автор проводит исследование современных тенденций развития документационного обеспечения управления. Анализируются проблемы организации документационного обеспечения управления в условиях активного развития систем электронного документооборота. Обосновывается необходимость обновления системы документооборота. Основные направления решения выявленных проблем и необходимость согласования новейших информационных процессов автор связывает преимущественно с программной частью и технологиями его организации. Главный результат – автором предложена концепция совершенствования документооборота предприятия, центральной задачей которой является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата предприятия.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления; документооборот; электронный документооборот; экспертная система; оптимизация документационного обеспечения.
MANAGEMENT DOCUMENTATION SUPPORT: PROBLEMS AND PROSPECTS
Izmaylov Maxim Kirillovich
Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University (SPbPU), St. Petersburg, Russia (195251, St. Petersburg, Polytechnicheskaya, 29), senior lecturer Graduate School of Management and Business, izmajlov_mk@spbstu.ru, +7 911 705-44-70.
Abstract. The author conducts research on current trends in the development of management documentation. The article analyzes the problems of organizing documentation support for management in the conditions of active development of electronic document management systems. The necessity of updating the document management system is justified. The author associates the main directions of solving the identified problems and the need to coordinate the latest information processes mainly with the software and technologies of its organization. The main result – the author proposed a concept for improving the document flow of the enterprise, the Central task of which is to develop such mechanisms that will work with documentation, both on paper and in electronic form, while predicting a noticeable reduction in the burden on employees of the enterprise's Secretariat.
Keywords: document management support; document management; electronic document management; expert system; optimization of documentation support.
Введение
В основе управленческой деятельности абсолютно любой организации, от министерства до небольшого предприятия, лежат процессы получения и обработки информации. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому актуальность исследования текущего состояния и проблем документационного обеспечения управления предприятием на сегодняшний день не вызывает сомнений.
Кроме того, независимо от технического и технологического прогресса в области управления, важное значение документирования деятельности предприятий непрерывно увеличивается вместе с информационно-правовой составляющей документа. Документирование деятельности на сегодняшний день включает все процессы, начиная с записи и регистрации необходимых данных по установленным нормам до сохранения на длительное время или удаления руководящего документа.
За последнее время актуализировалась проблема ведения документации и информационной деятельности, изменилась степень технологии делопроизводства, документационного обеспечения в нашей стране и проблемы ее модернизации и слаженности с зарубежными методами управления документации, которые рассматривались в научных статьях С.В. Морина, Р.М. Хамитова, А.А. Абатуровой, О.Г. Модзелевской, Е.В. Гуляевой и др.
Вместе с тем, в научной литературе большая часть статей теоретизирована, отражает лишь общие понятия и принципы документационного обеспечения управления. Деловая активность, направленная на прием и реализацию решений управленческих структур коммерческих предприятий, вызывает необходимость дальнейшей проработки и выработки рекомендаций для формирования управленческой документации и организации работы со служебными документами.
Принимая во внимание актуальность развития современных технологий в различных отраслях, необходимость совершенствования системы документооборота и деятельности управленческих органов является одним из основных направлений практически в любой сфере.
Цель исследования. Уровень изучения проблемы обновления системы документооборота на предприятиях / учреждениях обусловил постановку цели работы, которая состоит в исследовании проблем и перспектив развития документационного обеспечения управления предприятием и выработке на его основе рекомендаций по дальнейшему совершенствованию с применением современных информационно-компьютерных технологий.
Методы исследования
Методологической основой исследования послужили, как общенаучные методы исследования, в числе которых системный подход, так и частно-научные методы исследования (методы анализа и синтеза, методы абстракции, индукции и дедукции).
Результаты исследования и их обсуждение
Прежде всего, необходимо отметить, что документационное обеспечение управления представляет собой деятельность специализированного персонала или подразделений по созданию документации и информационной базы на различного рода носителях для использования руководящим составом при выполнении его функций [7].
Другими словами, управление корпоративной документацией - это процесс хранения, поиска, обновления и обмена документами с целью улучшения рабочих процессов и бизнес-результатов [8].
Документационное обеспечение управления выступает самостоятельной функцией в числе таких управленческих функций, как: обеспечение управления персоналом, материально-техническим обеспечением, финансами и тому подобное. Документационное обеспечение управления необходимо каждой организации вне зависимости от ее направлений деятельности или организационной формы, поскольку рассматриваемый процесс непосредственно связан с деятельностью по работе с документами. Вместе с тем, не в каждой организации документационное обеспечение управления является налаженным процессом. Функционирует немало организаций, в которых с документами работает один сотрудник, а сама работа с документами чаще всего ограничивается оформлением входящей и исходящей корреспонденции и ее передачей руководителям и исполнителям. Поэтому со временем возникает потребность в организации в учреждении эффективной системы делопроизводства путем введения должности для работника, который будет непосредственно заниматься систематизацией документов. Хотя, в зависимости от уровня учреждения, может ставиться вопрос о создании соответствующего подразделения (канцелярии или отдела делопроизводства). Одной из эффективных форм документального обеспечения является архивное хранение документов, которое следует организовывать в любом учреждении. Вышеуказанные процессы по организации документального обеспечения управления являются необходимыми, так как учреждение может развиваться, расширять связи с другими, что приводит к увеличению количества создаваемых и получаемых документов, усложнению информационных взаимосвязей и роста роли делопроизводства в обеспечении эффективной деятельности.
В процессе работы с документами в той или иной степени задействованы все работники независимо от того, к какой категории они относятся [4]. Составлением документов непосредственно должны заниматься специалисты, технические операции по их изготовлению должны выполнять технические исполнители, работающие в учреждении. Руководители предприятия принимают решения, то есть подписывают и утверждают документы.
Схематично процесс документационного обеспечения управления можно представить в виде рисунка 1.
Организация работы с документами включает в себя прием, регистрацию, передачу, отправку, а также хранение и использование документов. Выполнение операций по обработке документов и их сохранению должно выполнять специализированное подразделение, то есть служба документационного обеспечения управления. Если в организации такое подразделение отсутствует, функции по обработке документов распределяются между всеми работниками, что приводит к неэффективному документальному обеспечению предприятия в целом. Ответственность за подготовку документов распределяется между работниками подразделений, которые их подготовили.
Поэтому для эффективного функционирования системы делопроизводства в учреждении необходимо осуществлять как документирование деятельности, так и организацию работы с документами, что позволит значительно усилить выполнение учреждением управленческих функций. Современный переход к новому виду документооборота привел к появлению огромного количества автоматизированных систем электронного документооборота (СЭД). К преимуществам систем электронного документооборота можно отнести следующие: экономию времени, более адекватное использование физического пространства и технологий, повышение прозрачности внутренней работы предприятия, большую гибкость в отношении физического местонахождения сотрудников, повышение безопасности информации и документов, снижение затрат на печать, почтовые марки, конверты и пересылку [9].
В целях совершенствования механизма управления предприятия привлекают новейшие управленческие технологии [2]. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки, различается по ценовой политике, имеет свойственный ей функционал. Активно развиваются современные облачные системы управления документами и коммуникационные инструменты [10]. В большинстве случаев при внедрении таких систем присутствует сопротивление персонала и работников, которые должны осваивать новые системы обработки информации и ее документирования, возникают большие финансовые затраты. Актуализируется необходимость перестраивать документооборот и устоявшиеся в организации нормы делопроизводства под специфику новой СЭД [6].
Также стоит отметить, что в связи с тенденцией к массовому подключению бизнес-пользователей к СЭД, значительно возрастает количество проблем, связанных с работой различных категорий пользователей в системе. В этих условиях операционную эффективность необходимо оценивать с двух сторон. С одной стороны, она определяется временем вызова запроса пользователя (скоростью). С другой стороны – она может быть определена самым простым и эффективным способом, которым пользователь может сформулировать свои собственные системные запросы и получить адекватный ответ (простота / доступность) [5].
Также можно показать много текущих проблем, решаемых, но все еще имеющих широкое распространение на пути реализации новых технологий информационного совершенствования.
К наиболее распространенным можно отнести следующие:
– невозможность в полной мере использовать электронный документооборот в сфере управления, так как заключение различных договоров требует личных подписей сторон. Более того такого рода документы необходимо оформлять только в бумажном виде;
– географический фактор. Из-за отсутствия единого информационного пространства могут появиться значительные проблемы обмена информацией и документами;
– все еще высокая стоимость внедрения СЭД. При этом программное обеспечение, которое внедряется в СЭД, может быть настолько дорогим, что предприятие не в силах его купить и в дальнейшем обслуживать;
– приобретенные СЭД часто не соответствуют специфике работы и возможностям информационного обращения организации;
– внедряемые СЭД прямым образом нарушают политику информационной независимости организации;
– высокий уровень программного «пиратства/шпионажа». Организации по целому ряду причин используют нелицензионное программное обеспечение, нарушая нормы международного права в области защиты информации и интеллектуальной собственности.
Можно сделать вывод, что документооборот в новых условиях и темпах обработки информации претерпевает значительные изменения и требует существенного усовершенствования, обеспечения безопасности, хранения и тому подобное. Основные направления решения перечисленных проблем и необходимости согласования новейших информационных процессов связаны преимущественно с программной частью и технологиями его организации.
Недовершенный, устаревший, непродуманный документооборот замедляет процесс управления в целом, поскольку на движение и обмен документов из разных структурных единиц тратится гораздо больше времени, чем на работу с ними. Этот факт влияет на уровень старения информации, приводит к потере актуальности данных, определяет следующие шаги в развитии предприятия. Также стоит принимать во внимание тот факт, что автоматизация делопроизводственных процессов на предприятии способствует росту производительности труда персонала на 25–50%, одновременно возникает сокращение на 75% времени для обработки одного документа [3].
Принимая во внимание тот факт, что процесс развития документооборота сегодня находится в активной стадии, основные составляющие этого процесса имеют много нерешенных проблем и недостатков. С целью улучшения работы предприятия с документами, выработки безопасных механизмов обработки информации, налаживания коммуникации, улучшения системы хранения информации и ее поиска, была разработана следующая концепция совершенствования документооборота. Она представлена в виде схемы на рисунке 2.
В целом, центральной задачей приведенной концепции является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата.
Первый механизм концепции совершенствования документооборота предусматривает совершенствование процессов обработки входной информации посредством внедрения автоматизированной экспертной системы.
При поступлении документов на предприятие, в частности в секретариат, они сразу проходят процедуру регистрации в автоматизированной экспертной системе. С помощью работника секретариата все документы с существенной экономией времени будут распределяться среди определенных структурных подразделений. Также с помощью системы можно будет отслеживать движение документа, ход его рассмотрения и исполнения. Кроме этого, в такой системе все документы будут структурированы по видам и срокам исполнения (типовые, индивидуальные и другие).
Второй механизм концепции предлагает совершенствование процессов обработки внутренней информации путем применения электронной подписи. С помощью применения электронной цифровой подписи при ведении документации на предприятии будет в разы сокращен жизненный цикл документов. Это приведет не только к колоссальной экономии времени, а еще и добавит удобства к приданию документам юридической силы. Достаточно будет в той же автоматизированной экспертной системе переслать документ, и не покидая своего рабочего места получить на нем подпись от требуемого лица, как внутри предприятия, так и за его пределами. Удобство заключается в том, что руководитель, находясь в любой точке мира, ознакомившись с электронным документом, может без проблем его подписать.
Реализацией первых двух механизмов на практике станет автоматизированная система «Корпоративный документооборот». Она позволит регистрировать входящую документацию, перенаправлять ее по необходимым структурным подразделениям и отделам, контролируя ход движения и исполнения документации, при этом разгружая работников общего отдела. Также в этой системе, работая с электронными документами, можно будет использовать электронную цифровую подпись.
Третий механизм предлагает совершенствование процессов обработки выполненной документации путем ведения электронного архива и исходной информации через порталы.
Использование электронного архива позволит значительно снизить затраты на содержание архива как такового. Кроме того, что со временем можно будет избавиться от огромных помещений, «бумажной волокиты», длительного поиска документов, дополнительного привлечения кадров. Упор будет сделан на создание отдельной системы электронного архива, которая не зависит от основной автоматизированной системы электронного документооборота.
Важный элемент концепции представляет база данных, которая будет выступать связующим звеном между двумя системами. Она будет координировать поток выполненной документации в электронный архив, показывая какие документы нуждаются в указанной операции, а у каких еще срок выполнения не подошел.
Все основные процессы документооборота, связанные с программно-техническим комплексом, будут координироваться вычислительным центром, где и будут находиться основные функционалы и серверы систем. Работники центра будут следить за налаженной, согласованной и бесперебойной работой систем и смогут вовремя реагировать в случае неполадок или сбоев.
Что касается исходящей информации, то в современном мире становятся все более популярными различные приложения и социальные сети. Механизмом совершенствования исходящей информации кроме новостной ленты официального сайта предприятия станет активное использование всех основных информационных веб-порталов для передачи актуальной информации.
Выводы
Таким образом, документационное обеспечение деятельности любой организации является неотъемлемым атрибутом ее существования. Проблемы, возникающие на пути деятельности предприятий в плане документирования и официального закрепления результатов деятельности, требуют решения с непосредственным наблюдением, а возможно, даже вмешательством государства. Упрощение документирования предпринимательской деятельности будет иметь положительные последствия и побуждать предпринимателей к активной деятельности. Указанная проблема не является единственной, она является одной из многих, но, чтобы стать на один уровень с экономически развитыми европейским странами, надо начинать активно действовать в направлении содействия предпринимательской деятельности, что является основой экономической стабильности и благополучия. Как вариант оптимизации документационного обеспечения деятельности предприятий можно предложить обеспечение управленческого аппарата компетентными специалистами, которые владеют навыками работы с документами, умением анализировать информацию, поступающую из внешней среды, и принимать на ее основе эффективные управленческие решения. Со стороны государства должно быть осуществлено упрощение отчетной и налоговой документации для субъектов предпринимательской деятельности.
Список литературы
- Вознюк О.И. Проблемы документационного обеспечения и системы делопроизводства // Вестник Липецкого государственного технического университета. 2017. № 2 (32). С. 74-76.
- Измайлов М.К. Сравнительный анализ современных EAM-систем, используемых в российской и зарубежной практике // BENEFICIUM. 2020. № 2 (35). С. 35–42.
- Капарулин П.А., Коротков А.В. Важность внедрения и перехода компаний на систему электронного документооборота // Учет и контроль. 2019. № 3 (41). С. 7–15.
- Карнюшина О.С., Безрядин Д.Н. Документационное обеспечение управления: понятие, содержание, принципы // Современный взгляд на будущее управленческой науки. Сборник трудов III научно-практической конференции студентов и магистрантов факультета государственного и муниципального управления. 2018. С. 101–
- Маряшин Р.В. Автоматизация работы предприятия на примере автоматизированной системы электронного документооборота // Аспирант и соискатель. 2018. № 1 (103). С. 32–34.
- Морин С.В., Хамитов Р.М., Абатурова А.А., Модзелевская О.Г., Гуляева Е.В. Особенности систем автоматизации документационного обеспечения управления и архивного дела // Актуальные проблемы экономики и управления в XXI веке. 2018. С. 205–208.
- Селезнева Т.А. Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» (ретроспектива и современность) // Документ. Архив. История. Современность. 2016. № 16. С. 229-240.
- Enterprise Document Management [Electronic resource]. URL:
- Ragimova, Nazila & Hajimahmud, Abdullayev & Soltanaga, Abbasova. Analysis of main requirements for electronic document management systems. 2020. Science Rise. 1. 28-31. 10.21303/sr.v0i1.1148.
- Rozman, Tomislav & Kocjan Stjepanovic, Tanja & Raspor, Andrej. An Analysis of Web-based Document Management and Communication Tools Usage Among Project Managers. International Journal of Human Capital and Information Technology Professionals. 2017. 8. 18. 10.4018/IJHCITP.2017010101.
References
- Voznyuk O.I. Problemy dokumentatsionnogo obespecheniya i sistemy deloproizvodstva (Problems of documentation and office management systems), Vestnik Lipetskogo gosudarstvennogo tekhnicheskogo universiteta, 2017, № 2 (32), p. 74-76.
- Izmaylov M.K. Sravnitelnyy analiz sovremennykh EAM-sistem, ispolzuemykh v rossiyskoy i zarubezhnoy praktike (Comparative analysis of modern EAM systems used in Russian and foreign practice), BENEFICIUM, 2020, № 2 (35), p. 35–42.
- Kaparulin P.A., Korotkov A.V. Vazhnost vnedreniya i perekhoda kompaniy na sistemu elektronnogo dokumentooborota (The importance of the introduction and transition of companies to an electronic document management system), Uchet i control, 2019, № 3 (41), p. 7–15.
- Karnyushina O.S., Bezryadin D.N. Dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya: ponyatie, soderzhanie, printsipy (Management documentation: concept, content, principles), Sovremennyy vzglyad na buduschee upravlencheskoy nauki. Sbornik trudov III nauchno-prakticheskoy konferentsii studentov i magistrantov fakulteta gosudarstvennogo i munitsipalnogo upravleniya, 2018, p. 101–103.
- Maryashin R.V. Avtomatizatsiya raboty predpriyatiya na primere avtomatizirovannoy sistemy elektronnogo dokumentooborota (Automation of the enterprise on the example of an automated electronic document management system), Aspirant i soiskatel, 2018, № 1 (103), p. 32–34.
- Morin S.V., Khamitov R.M., Abaturova A.A., Modzelevskaya O.G., Gulyaeva E.V. Osobennosti sistem avtomatizatsii dokumentatsionnogo obespecheniya upravleniya i arkhivnogo dela (Features of automation systems for documentation support of management and archiving), Aktualnye problemy ekonomiki i upravleniya v XXI veke, 2018, p. 205–208.
- Selezneva T.A. Sootnoshenie ponyatiy «deloproizvodstvo», «dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya» i «upravlenie dokumentami» (retrospektiva i sovremennost) (Correlation of the concepts of «office work», «documentation support of management» and «document management» (retrospective and modernity)), Dokument. Arkhiv. Istoriya. Sovremennost, 2016, № 16, p. 229-240.
- Enterprise Document Management [Electronic resource]. URL: https://www.templafy.com/enterprise-document-management/ (data obrascheniya 11.09.2020).
- Ragimova, Nazila & Hajimahmud, Abdullayev & Soltanaga, Abbasova. Analysis of main requirements for electronic document management systems. 2020. Science Rise. 1. 28-31. 10.21303/sr.v0i1.1148.
- Rozman, Tomislav & Kocjan Stjepanovic, Tanja & Raspor, Andrej. An Analysis of Web-based Document Management and Communication Tools Usage Among Project Managers. International Journal of Human Capital and Information Technology Professionals. 2017. 8. 18. 10.4018/IJHCITP.2017010101.
Рецензент
Федоров Александр Викторович - АНО ВО «Институт бизнеса и дизайна», Москва, Россия (129090, г. Москва, Протоповский переулок, 9), преподаватель кафедры управления, orgman@mail.ru., т.: +7-985—992-01-77.
Fedorov Aleksandr Viktorovich - Institute of Business and Design (B&D), Moscow, Russia (Russia, 129090, Moscow Protopopovskiy lane, 9), teacher of department of management, orgman@mail.ru; +7-985—992-01-77.
Работа поступила в редакцию: 13.10.2020 г.